Teamassistenz mit Schwerpunkt Finance & Projekte (d/w/m) – 40h 

Green Energy Lab bringt Innovationen im Energie- und Klimabereich in die Umsetzung 

Das Green Energy Lab arbeitet an der Umsetzung von Innovationen im Energie- und Klimabereich. Dafür braucht es nicht nur gute Ideen und starke Partnerschaften, sondern auch intern verlässliche Strukturen und saubere Abläufe. Genau hier kommt diese Rolle ins Spiel: Du unterstützt die Geschäftsführung und das Team in zentralen operativen Themen und übernimmst zusätzlich projektbezogene Koordinationsaufgaben. Der Schwerpunkt der Rolle liegt auf der operativen Unterstützung der Geschäftsführung in Finance-, Organisations- und Koordinationsthemen. Ergänzend unterstützt du Projekte und Veranstaltungen. 

Deine Aufgaben 

• Finance, Rechnungswesen & Controlling 
  • Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung, der Rechnungsprüfung und den Förderabrechnungen. 
  • Du erstellst und pflegst Zahlungslisten, Übersichten und Auswertungen, inkl. dem Controlling der Zeiterfassungen. 
  • Du arbeitest bei Soll-Ist-Vergleichen, Liquiditätsübersichten und dem laufenden Finanz-Reporting mit. 
  • Du stimmst dich mit der Steuerberatung ab und unterstützt bei administrativen Finanzprozessen. 
• Teamassistenz & Organisation 
  • Du unterstützt im laufenden administrativen Tagesgeschäft. 
  • Du bereitest Unterlagen, Übersichten und organisatorische Abläufe vor. 
  • Du koordinierst Termine und unterstützt die Geschäftsführung in organisatorischen Themen. 
  • Du übernimmst Angelegenheiten der Büroorganisation, wie Post, Beschaffungen etc. 
• Projekte & Veranstaltungen 
  • Du koordinierst Termine und Abstimmungen im Projektkontext. 
  • Du bereitest Unterlagen und Protokolle vor. 
  • Du unterstützt bei der Organisation von Veranstaltungen und Meetings. 

Das bringst du mit 

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftsnahes Studium. 
• Du bringst idealerweise 1 bis 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung mit, zum Beispiel in einer Assistenz-, Office-, Finance- oder Projektassistenzrolle. 
• Du gehst sehr gut mit Excel um. 
• Du arbeitest strukturiert, genau und verlässlich. 
• Du hast Freude daran, Dinge sauber zu organisieren, den Überblick zu behalten und mitzugestalten. 
• Du interessierst dich für Zahlen, Abläufe und Zusammenhänge. 
• Du denkst mit und bringst Themen eigenständig voran. 
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. 

Von Vorteil sind außerdem 

• Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung, Rechnungsprüfung oder Controlling-nahen Aufgaben 
• Erfahrung mit Tools wie Monday, Odoo oder vergleichbaren Systemen
• Erfahrung in der Unterstützung von Projekten oder Veranstaltungen 
• Interesse an Themen rund um Innovation, Energie, Nachhaltigkeit oder Förderprojekte 

Was wir dir bieten 

• Eine vielseitige Rolle mit Nähe zur Geschäftsführung und Einblick in zentrale operative und projektbezogene Themen 
• Eine Position an der Schnittstelle von Organisation, Finance und Projektarbeit 
• Ein engagiertes Team, kurze Wege und ein Arbeitsumfeld mit inhaltlicher Relevanz und Gestaltungsspielraum 
• Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und dich fachlich weiterzuentwickeln 
• Je nach Interesse und Entwicklung die Perspektive, mittelfristig mehr Verantwortung in der Projektkoordination zu übernehmen 
• Einen modernen Arbeitsplatz mit exzellenter öffentlicher Anbindung in bester Lage in Wien 
• Die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten 

Rahmenbedingungen 

• Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche 
• Dienstort: Wien 
• Start: ab sofort 

Für diese Position gilt bei Vollzeit ein kollektivvertragliches Mindestgehalt gemäß Verwendungsgruppe III des KV Information und Consulting ab EUR 2.534,74 brutto pro Monat. Je nach Qualifikation, Erfahrung und anrechenbaren Vordienstzeiten ist eine Überzahlung vorgesehen. 

Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben per E-Mail an: 

• DI Dr. Klemens Marx, MBA | Managing Director | klemens.marx@greenenergylab.at

• DI Susanne Supper | Director Funding and Finance | susanne.supper@greenenergylab.at

Green Energy Lab | www.greenenergylab.at | A-1030 Wien, Neulinggasse 29/2/16